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Kategorie: Selbstmanagement

Ergonomie am Arbeitsplatz - Chance statt lästige Pflicht

Unternehmerin am Arbeitsplatz mit Laptop
Sponsored Post | Anzeige - Bildquelle: Pixabay

Eines der großen Schlagworte im heutigen Berufsleben lautet Ergonomie. Doch was hat es mit der ergonomischen Gestaltung eines Arbeitsplatzes überhaupt auf sich und welche Vorteile ergeben sich daraus?

Was ist ein ergonomischer Arbeitsplatz?

Allgemein beschreibt der Begriff der Ergonomie die Wissenschaft von der Gesetzmäßigkeit menschlicher oder automatisierter Arbeit. Auf einen konkreten Arbeitsplatz bezogen bedeutet eine ergonomische Gestaltung insbesondere, die Arbeitsabläufe, aber auch die Umgebung so zu gestalten, dass das optimale Arbeitsergebnis erreicht wird. Hierbei nimmt der die Arbeit ausführende Mensch einen zentralen Stellenwert ein. Im Rahmen einer ergonomischen Gestaltung werden Arbeitsschritte, die Ablage von Arbeitsmitteln, die Sitzposition und vieles mehr auf die menschlichen Bedürfnisse angepasst. Ziel ist, die Ermüdung zu minimieren und so mit möglichst wenig physischem und psychischem Kraftaufwand das optimale Arbeitsergebnis zu erzielen.

Wie gestaltet man einen ergonomischen Arbeitsplatz?

Wichtigste Grundvoraussetzung für die Gestaltung eines ergonomischen Arbeitsplatzes ist ein Bewusstsein für die vorhandene Aufgabenstellung und ein Verständnis für die zu berücksichtigenden Aspekte. Hierzu gehören neben dem Wissen über den zu erbringenden Arbeitsablauf auch Kenntnisse über den menschlichen Körper, seine Funktionen und mögliche Störfaktoren. Ein hohes Maß an Ergonomie erreicht man durch eine detaillierte, auf den konkreten Arbeitsplatz bezogene Planung. Die unreflektierte Wiederholung eines erstellten Gestaltungsschemas für alle möglichen Arbeitsplätze dagegen erzeugt zwar zunächst einen deutlich geringeren Aufwand, führt aber langfristig zum gegenteiligen Effekt.

Heute kann eine fundierte CAD-Planung eines Arbeitsplatzes, wie sie zum Beispiel von dem Büroausstatter Gaerner im Rahmen seiner Kundenbetreuung durchgeführt wird, eine gute Ausgangsbasis bilden. Eine genaue Analyse des bestehenden Raumangebots und der umgebenden Rahmenbedingungen zeigt schnell die möglichen Veränderungen, sowie natürlich auch deren Grenzen auf.

Bekanntestes, weil einfach umzusetzendes Beispiel für eine Steigerung der Ergonomie am Arbeitsplatz dürften Anpassungen von Sitzhöhe, Tischhöhe und Bildschirmstandort bei Büroarbeitsplätzen sein. Da moderne Büromöbel in der Regel bereits über die Möglichkeiten zur Anpassung verfügen, können diese Maßnahmen meist kostenneutral durchgeführt werden. Weitere Beispiele aus Gewerbe und Industrie sind aber zum Beispiel auch die Anpassung der Höhen von Ablageflächen, Maschinentableaus oder Geräten selbst, sowie die Optimierung stehender Arbeitsplätze hin zu einer aufrechten und damit ermüdungsfreien Körperhaltung.

Welche Vorteile bringt die ergonomische Gestaltung?

Zunächst geht es bei den meisten ergonomischen Veränderungen von Arbeitsplätzen nicht um die Verbesserung ohnehin bereits gut funktionierender Abläufe, sondern viel mehr um die Reduzierung negativer Einflüsse auf die Produktivität. Bekannteste Beispiele dürften Kopfschmerzen und Verspannungen in Nacken und Rücken sein, die aus einer falschen Sitz- oder Stehposition resultieren und auf Dauer zu Konzentrationsstörungen, einer geringeren Produktivität und langfristig sogar zum Ausfall des Mitarbeiters führen können.

Aber auch, wenn die real messbaren Veränderungen der Arbeitsleistung zunächst eher gering erscheinen sollten, ist mittel- bis langfristig eine positive Auswirkung ergonomischer Verbesserungen auf eine Vielzahl von Bereichen messbar. So kann bereits eine durch den einzelnen Mitarbeiter kaum feststellbare Veränderung zu einem einfacheren oder unbeschwerten Arbeiten und somit zu einer höheren Zufriedenheit des Mitarbeiters führen. Pauschal lassen sich die verschiedenen kleinen Auswirkungen wohl am besten mit einer Verbesserung des Arbeitsklimas zusammenfassen.


Kategorie: Selbstmanagement

Mit Cloud-Services entspannt in den Urlaub

Arbeiten in der Cloud

Wir kennen das alle - jedes Jahr zur Urlaubszeit wird es hektisch, weil wir noch möglichst viel bis zur Abfahrt erledigen wollen. Und manchmal müssen wir sogar Dinge mitnehmen. Das betrifft insbesondere diejenigen, die ihre Selbständigkeit ohne Mitarbeiter beschicken. An dieser Stelle kommt uns die Cloud zu Hilfe.

Die ach so mysteriöse "Cloud" bezeichnet eigentlich nur einen entfernt stehenden Server, der für uns Daten oder ganze Services sprich Programme bereitstellt, auf die wir über das Internet zugreifen können. Einige dieser Dienste möchten wir Ihnen im Folgenden vorstellen, allesamt handverlesen und bei uns in der Praxis getestet.

Evernote

Einer unserer Lieblingsdienste zum Schreiben von Texten, archivieren und verwalten von Informationen inklusive Bildern und beispielsweise PDF-Dateien, ist Evernote. Auch dieser Blogeintrag ist bei uns in Evernote entstanden, ortsunabhängig auf dem iPad. Evernote stellt die Datenzentrale, man kann sich von beliebigen Rechnern über den Browser einloggen oder aber eine App für das jeweilige Endgerät installieren.

In erster Linie arbeitet man mit sogenannten Notizen, einfach gehaltenen Textdokumenten mit einigen Formatierungsmöglichkeiten und der Option, Anhänge wie Bilder oder PDFs komfortabel einzufügen. Diese Notizen lassen sich in Notizbüchern und übergeordnet sogenannten Notizbuchstapeln organisieren. Das besondere daran: die Notizen lassen sich perfekt verschlagworten und was immer man sucht, ein Wort genügt und Evernote spuckt alle passenden Notizen aus, in rasender Geschwindigkeit.

Zugriff beim Architekten auf die PDFs der Versorgungsleitungen Ihres Hauses? Kein Problem. Die Mobilfunkverträge aller Familienmitglieder übersichtlich sortiert mit Kundennummern etc., schnell zur Hand, wenn man zur Beratung im Telekom-Laden steht? Klar doch. Im Supermarkt die Zutatenliste für ein lange nicht gekochtes Rezept greifbar und die richtigen Dinge kaufen? Logo. Und mit einer Geliehen-Verliehen-Notiz ist die Frage, ob Susi Ihr Lieblingsbuch noch hat, beim nächsten Freundinnen-Treffen schnell beantwortet. 

Dieser Dienst ist sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Kontext ein Geschenk. Die Möglichkeiten von Evernote sind nahezu unbegrenzt, Sie passen die Struktur individuell für sich an. 

Alle Informationen auf www.evernote.com (auch auf Deutsch verfügbar)

Exchange 

Microsoft Exchange ist ein Dienst, der auf einem sogenannten Exchange-Server läuft und dafür sorgt, dass alle Ihre E-Mails, Kontakte, Kalendereinträge und Notizen auf allen eingerichteten Geräten auf dem gleichen Stand sind. Gerade noch am Desktop-Rechner im Büro, dann unterwegs mit dem Laptop, abends vielleicht mit dem Tablet auf dem Sofa und ansonsten auf dem Smartphone - alles auf dem gleichen Stand, das gilt bei den Mails nicht nur für die empfangenen sondern auch gesendeten E-Mails. 

Einen eigenen Exchange-Server dafür zu betreiben, macht für kleine Firmen oder Einzelkämpfer wenig Sinn, Lizenz- und Wartungskosten schlagen zu Buche. Aber es gibt diverse Anbieter, bei denen Sie ein sogenanntes Hosted Exchange-Postfach mieten können. Die Kosten sind in jedem Fall gut angelegt. Auch in Punkto Datensicherheit ist ein Exchange-Server eine tolle Sache: Das Tablet runtergeschmissen? Das Smartphone im Klo versenkt? Blitzschaden im Büro? Kein Problem, alle Daten liegen sicher auf dem Server und können mit einem neuen Gerät und den entsprechenden Zugangsdaten rappzapp wieder heruntergeladen werden. Sehr komfortabel auch beim Smartphonewechsel zwischen verschiedenen Herstellern. 

Wir arbeiten seit vielen Jahren glücklich mit dem Anbieter dogado zusammen und können das Unternehmen uneingeschränkt empfehlen. 

Die unternehmerinnen.tv-Exchange-Empfehlung: www.dogado.de  (deutsch)

Collmex

Collmex ist ein besonderes Highlight unter den Cloud-Diensten und stellt die Software für Ihre Buchhaltung bereit. Aber nicht lokal auf dem Rechner installiert, mit regelmäßigem Wartungsaufwand und Nervenkitzel beim Jahreswechsel in Kombination mit dem Upgrade auf die nächster Version, sondern hübsch Browser-basiert. Die Rechnungen direkt als PDF generieren und als Mail aus dem System heraus an den Kunden schicken? Automatische Rechnungsläufe? Komfortabler und separater Zugang für den Steuerberater, natürlich Datev-konform? Mit Collmex kein Problem. Auch hier wieder ein absolut überzeugendes Argument: die Datensicherheit. Das Rechenzentrum (in Deutschland) ist in Punkto Datensicherheit um ein Vielfaches besser aufgestellt, als sie es jemals als kleines Unternehmen sein können. Ausserdem: keine Wartungskosten und zusätzlich bewahrt Collmex Ihre Daten auch im Rahmen der gesetzlichen Fristen für Sie auf.

Und falls der schlecht zahlende Kunde meint, er hätte nichts zu befürchten, weil Sie ja jetzt eh erstmal für drei Wochen im Urlaub sind: Weit gefehlt, Mahnungen lassen sich mit Collmex auch vom Strand aus schreiben!

Die unternehmerinnen.tv-Buchhaltungssoftware-Empfehlung: www.collmex.de  (deutsch)

Dropbox

Ebenfalls liebgewonnen haben wir den quasi "Ur-Cloud"-Dienst Dropbox. Die Dropbox bietet die eigentliche Funktion der Cloud, Daten im Netz ablegen, um von verschiedenen Orten aus darauf zugreifen zu können und sie mit anderen zu teilen. Damit das Hoch- und Runterladen der Daten nicht zu nervig wird, lässt sich die Dropbox auch direkt auf dem Rechner installieren. Dann steht ein Ordner "Dropbox" zur Verfügung und alles, was man in diesem Ordner ablegt, wird automatisch mit der Cloud synchronisiert, sobald der Rechner online ist. Außerdem lassen sich einzelne Ordner gezielt freigeben und man kann andere Nutzer dazu einladen,

Dropbox ist auch als App für verschiedenste Geräte verfügbar und ist bis zu einer Größe von 2GB kostenfrei. Weiteren kostenfreien Speicherplatz kann sich erarbeiten, indem man den Dienst empfiehlt und dadurch andere Nutzer generiert.

Für Telekom-Kunden stellt die Telekom übrigens satte 25GB Cloudspeicher kostenfrei zur Verfügung, allerdings haben wir hier noch keine Erfahrungswerte.

Die unternehmerinnen.tv-Cloud-Empfehlung für den Einstieg: www.dropbox.com  (auch auf Deutsch verfügbar)

Cloud Services made in Germany

Soweit unsere wichtigsten und hilfreichsten Empfehlungen. Es gibt inzwischen sicher hunderte wenn nicht gar tausende Saas-Anbieter (Saas = Software as a Service) in der Cloud. Wer sich wohler fühlt, wenn er seine Daten einem deutschen Unternehmen anvertraut, dem sei die Initiative "Cloud Services Made in Germany" ans Herz gelegt. Hier findet sich gleich ein ganzer Lösungskatalog deutscher Anbieter, die natürlich auch einen gewissen Standard vorweisen müssen. Auch die empfohlenen Anbieter Collmex und dogado gehören dazu.

Mehr Infos unter www.cloud-services-made-in-germany.de 

Wir wünschen Ihnen einen schönen und entspannten Urlaub!


Kategorie: Selbstmanagement

Die kleinen Dinge, die uns täglich durchrutschen

Sie kennen das alle – es gibt Dinge, die möchte man regelmäßig tun. Und es gibt Dinge, die MUSS man regelmäßig tun, weil man vielleicht etwas Bestimmtes erreichen möchte, kriegt es aber ums Verrecken nicht hin, sie in sein Leben zu integrieren.

Manche Dinge finden wir gar nicht schlimm, versäumen aber im stressigen Alltag oft, sie zu erledigen. Andere wiederum finden wir ganz furchtbar und finden drei Millionen Ausreden, warum wir sie nicht erledigen müssen, äh nein, können … Und wenn wir ehrlich mit uns selbst sind, machen wir einen dicken Strich durch „müssen“ und „können“ und akzeptieren erstmal, dass wir in Wirklichkeit gar nicht wollen.

Schlank sein wäre ja hübsch, aber FDH ist so unbefriedigend. Ein bisschen Bewegung wäre auch gut, wo sich doch die Aussetzer in der unteren Wirbelsäule schon wieder Häufen. Aber – huch! Da ist ja noch ein Stückchen Schoki. Das muss ganz schnell weg, das läuft ja schon an! Und die Bügelwäsche steht da jetzt seit zwei Wochen, nun reicht es wirklich. Gymnastik und Walken läuft ja nicht weg, das geht auch am Wochenende noch und Bügeln ist ja auch anstrengend.

Man wundert sich, was man alles auf sich nimmt, nur um dieses oder jenes nicht zu tun. Und am Ende ist ein Stündchen Walken in der Sonne mit Sicherheit besser für Körper und Geist als zwei Stunden bügeln. Wir nehmen also bewusst (ja, bewusst!) Dinge in Kauf, die wir auch nicht mögen (wie das Bügeln, darum steht die Wäsche ja auch schon zwei Wochen rum und staubt schon wieder ein) um etwas nicht tun zu müssen (weil wir es nämlich nicht wollen) was wir offenbar noch viel weniger mögen oder von dem der innere Schweinehund uns glauben machen will, dass es noch schlimmer sei.

In diesem Artikel geht es erstmal nur um die kleinen Dinge, die schnell gemacht sind, nicht weh tun und die wir eigentlich gar nicht schlimm finden, die uns aber trotzdem regelmäßig untergehen. Es gibt ein einfaches, fast albernes Mittel, sie flugs in den Tagesablauf zu integrieren. Der Tagesplan. Insgesamt übrigens ein wunderbares Mittel sich zu organisieren, Dinge nicht aus dem Blick zu verlieren (inklusive sich selbst) und das gute Gefühl zu haben, dass der Kopf frei ist.

Schnappen Sie sich das Mittel Ihrer Wahl: Einen Block, ein Textverarbeitungsprogramm oder eine fertige App für Handy, Tablet oder PC – was immer Ihnen am meisten liegt. Natürlich können Sie auch Ihren Filofax™, Ihr Time/system oder was immer Sie nutzen verwenden – sofern es für Sie funktioniert. Allerdings hat das den Nachteil, dass Sie die täglich wiederkehrenden Aufgaben immer wieder neu eintragen müssen.

Nehmen wir als Basis ein klassisches DIN A4-Blatt: Darauf kommt oben rechts ein Feld für das Datum und daneben in einen kleinen Kasten alle Dinge, die täglich wiederkehren, schnell und einfach zu erledigen sind, an die man nur denken muss. Die Spanne reicht dabei von der Einnahme von Medikamenten über das Notieren von Ausgaben im Haushaltsbuch bis hin zum Bespielen von Social Media Kanälen. Jedes dieser To-Dos versehen sie mit einem kleinen Kreis oder Kästchen davor, so dass Sie schnell einen Haken machen können, wenn’s erledigt ist. Diese Dinge stehen immer da und sind somit auf Ihrem Tagesplan schon vorgedruckt.

Den Rest des Plans versehen Sie mit folgenden Bereichen, je nachdem, wie Ihr Leben es erfordert: Ein Bereich mit Zeilen für berufliche Dinge, die es an diesem Tag zu erledigen gilt, einen Bereich für die privaten Dinge und einen Bereich wo Sie die Termine eintragen, die an diesem bestimmten Tag anstehen. Am besten lässt sich so etwas mit einem Textprogramm umsetzen und abspeichern, da Sie mit Sicherheit die Erfahrung machen werden, dass Ihr Plan von Zeit zu Zeit an Ihr Leben angepasst werden muss. So haben Sie nach einiger Zeit ein Tool an der Hand, dass perfekt auf Sie zugeschnitten ist und das Sie gerne benutzen. Dazu kann man es auch nach Belieben gestalten, mit Farben, die Sie mögen oder einem Foto mit jemandem oder etwas, dass Sie lieben und Ihnen beim Anschauen ein gutes Gefühl gibt oder ein Motiv, dass Sie zu etwas motiviert. Dann bedarfsgerecht ausdrucken und natürlich benutzen (lässt sich auch auf DIN A5 umsetzen und dann in Ihr Zeitplan-System einheften).

Es empfiehlt sich, sich am Vorabend oder am Morgen des betreffenden Tages bewusst einmal hinzusetzen, eine Viertelstunde zu investieren und den kommenden Tag zu durchdenken: Welche Dinge müssen zwingend an diesem Tag erledigt werden? Welche Termine sind vereinbart? Schreiben Sie all das aus Ihrem Kopf auf Ihren Plan. So haben Sie alles im Blick und das gute Gefühl, dass Sie die Dinge im Griff haben und nicht mehr ständig an sie denken müssen. Denn unser Gehirn erinnert uns permanent immer wieder an die unerledigten Dinge. Bei manchen Menschen ist das so schlimm, dass Sie nicht mehr in der Lage sind, sich auf das, was ansteht zu konzentrieren und in eine Art Handlungsstarre verfallen.

Wichtig dabei: Bleiben Sie realistisch und packen Sie nicht mehr in den Tag, als Sie zu leisten imstande sind. Sollte das die ersten Male noch schief gehen, werden sie schnell ein Gefühl dafür bekommen, was realistisch ist. Falls nicht, streichen Sie Zeilen, so dass Sie gar nicht erst in die Verlegenheit geraten, zu viel einzutragen. Das Charmante: die täglich wiederkehrenden Dinge stehen schon von vornherein auf Ihrem Plan, so rutschen sie Ihnen nicht durch und nach einer gewissen Zeit werden sie Ihnen in Fleisch und Blut übergegangen sein und Sie haben sich ganz nebenbei erfolgreich eine Gewohnheit antrainiert.

Viel Erfolg!

 

Wer noch mehr Anregungen zum Thema Gewohnheiten lesen möchte, kann einen Blick in die Blogparade bei Gabi Golling werfen: http://arsch-hoch.de/blogparade_gewohnheiten/