Mit Cloud-Services entspannt in den Urlaub

Arbeiten in der Cloud

Wir kennen das alle - jedes Jahr zur Urlaubszeit wird es hektisch, weil wir noch möglichst viel bis zur Abfahrt erledigen wollen. Und manchmal müssen wir sogar Dinge mitnehmen. Das betrifft insbesondere diejenigen, die ihre Selbständigkeit ohne Mitarbeiter beschicken. An dieser Stelle kommt uns die Cloud zu Hilfe.

Die ach so mysteriöse "Cloud" bezeichnet eigentlich nur einen entfernt stehenden Server, der für uns Daten oder ganze Services sprich Programme bereitstellt, auf die wir über das Internet zugreifen können. Einige dieser Dienste möchten wir Ihnen im Folgenden vorstellen, allesamt handverlesen und bei uns in der Praxis getestet.

Evernote

Einer unserer Lieblingsdienste zum Schreiben von Texten, archivieren und verwalten von Informationen inklusive Bildern und beispielsweise PDF-Dateien, ist Evernote. Auch dieser Blogeintrag ist bei uns in Evernote entstanden, ortsunabhängig auf dem iPad. Evernote stellt die Datenzentrale, man kann sich von beliebigen Rechnern über den Browser einloggen oder aber eine App für das jeweilige Endgerät installieren.

In erster Linie arbeitet man mit sogenannten Notizen, einfach gehaltenen Textdokumenten mit einigen Formatierungsmöglichkeiten und der Option, Anhänge wie Bilder oder PDFs komfortabel einzufügen. Diese Notizen lassen sich in Notizbüchern und übergeordnet sogenannten Notizbuchstapeln organisieren. Das besondere daran: die Notizen lassen sich perfekt verschlagworten und was immer man sucht, ein Wort genügt und Evernote spuckt alle passenden Notizen aus, in rasender Geschwindigkeit.

Zugriff beim Architekten auf die PDFs der Versorgungsleitungen Ihres Hauses? Kein Problem. Die Mobilfunkverträge aller Familienmitglieder übersichtlich sortiert mit Kundennummern etc., schnell zur Hand, wenn man zur Beratung im Telekom-Laden steht? Klar doch. Im Supermarkt die Zutatenliste für ein lange nicht gekochtes Rezept greifbar und die richtigen Dinge kaufen? Logo. Und mit einer Geliehen-Verliehen-Notiz ist die Frage, ob Susi Ihr Lieblingsbuch noch hat, beim nächsten Freundinnen-Treffen schnell beantwortet. 

Dieser Dienst ist sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Kontext ein Geschenk. Die Möglichkeiten von Evernote sind nahezu unbegrenzt, Sie passen die Struktur individuell für sich an. 

Alle Informationen auf www.evernote.com (auch auf Deutsch verfügbar)

Exchange 

Microsoft Exchange ist ein Dienst, der auf einem sogenannten Exchange-Server läuft und dafür sorgt, dass alle Ihre E-Mails, Kontakte, Kalendereinträge und Notizen auf allen eingerichteten Geräten auf dem gleichen Stand sind. Gerade noch am Desktop-Rechner im Büro, dann unterwegs mit dem Laptop, abends vielleicht mit dem Tablet auf dem Sofa und ansonsten auf dem Smartphone - alles auf dem gleichen Stand, das gilt bei den Mails nicht nur für die empfangenen sondern auch gesendeten E-Mails. 

Einen eigenen Exchange-Server dafür zu betreiben, macht für kleine Firmen oder Einzelkämpfer wenig Sinn, Lizenz- und Wartungskosten schlagen zu Buche. Aber es gibt diverse Anbieter, bei denen Sie ein sogenanntes Hosted Exchange-Postfach mieten können. Die Kosten sind in jedem Fall gut angelegt. Auch in Punkto Datensicherheit ist ein Exchange-Server eine tolle Sache: Das Tablet runtergeschmissen? Das Smartphone im Klo versenkt? Blitzschaden im Büro? Kein Problem, alle Daten liegen sicher auf dem Server und können mit einem neuen Gerät und den entsprechenden Zugangsdaten rappzapp wieder heruntergeladen werden. Sehr komfortabel auch beim Smartphonewechsel zwischen verschiedenen Herstellern. 

Wir arbeiten seit vielen Jahren glücklich mit dem Anbieter dogado zusammen und können das Unternehmen uneingeschränkt empfehlen. 

Die unternehmerinnen.tv-Exchange-Empfehlung: www.dogado.de  (deutsch)

Collmex

Collmex ist ein besonderes Highlight unter den Cloud-Diensten und stellt die Software für Ihre Buchhaltung bereit. Aber nicht lokal auf dem Rechner installiert, mit regelmäßigem Wartungsaufwand und Nervenkitzel beim Jahreswechsel in Kombination mit dem Upgrade auf die nächster Version, sondern hübsch Browser-basiert. Die Rechnungen direkt als PDF generieren und als Mail aus dem System heraus an den Kunden schicken? Automatische Rechnungsläufe? Komfortabler und separater Zugang für den Steuerberater, natürlich Datev-konform? Mit Collmex kein Problem. Auch hier wieder ein absolut überzeugendes Argument: die Datensicherheit. Das Rechenzentrum (in Deutschland) ist in Punkto Datensicherheit um ein Vielfaches besser aufgestellt, als sie es jemals als kleines Unternehmen sein können. Ausserdem: keine Wartungskosten und zusätzlich bewahrt Collmex Ihre Daten auch im Rahmen der gesetzlichen Fristen für Sie auf.

Und falls der schlecht zahlende Kunde meint, er hätte nichts zu befürchten, weil Sie ja jetzt eh erstmal für drei Wochen im Urlaub sind: Weit gefehlt, Mahnungen lassen sich mit Collmex auch vom Strand aus schreiben!

Die unternehmerinnen.tv-Buchhaltungssoftware-Empfehlung: www.collmex.de  (deutsch)

Dropbox

Ebenfalls liebgewonnen haben wir den quasi "Ur-Cloud"-Dienst Dropbox. Die Dropbox bietet die eigentliche Funktion der Cloud, Daten im Netz ablegen, um von verschiedenen Orten aus darauf zugreifen zu können und sie mit anderen zu teilen. Damit das Hoch- und Runterladen der Daten nicht zu nervig wird, lässt sich die Dropbox auch direkt auf dem Rechner installieren. Dann steht ein Ordner "Dropbox" zur Verfügung und alles, was man in diesem Ordner ablegt, wird automatisch mit der Cloud synchronisiert, sobald der Rechner online ist. Außerdem lassen sich einzelne Ordner gezielt freigeben und man kann andere Nutzer dazu einladen,

Dropbox ist auch als App für verschiedenste Geräte verfügbar und ist bis zu einer Größe von 2GB kostenfrei. Weiteren kostenfreien Speicherplatz kann sich erarbeiten, indem man den Dienst empfiehlt und dadurch andere Nutzer generiert.

Für Telekom-Kunden stellt die Telekom übrigens satte 25GB Cloudspeicher kostenfrei zur Verfügung, allerdings haben wir hier noch keine Erfahrungswerte.

Die unternehmerinnen.tv-Cloud-Empfehlung für den Einstieg: www.dropbox.com  (auch auf Deutsch verfügbar)

Cloud Services made in Germany

Soweit unsere wichtigsten und hilfreichsten Empfehlungen. Es gibt inzwischen sicher hunderte wenn nicht gar tausende Saas-Anbieter (Saas = Software as a Service) in der Cloud. Wer sich wohler fühlt, wenn er seine Daten einem deutschen Unternehmen anvertraut, dem sei die Initiative "Cloud Services Made in Germany" ans Herz gelegt. Hier findet sich gleich ein ganzer Lösungskatalog deutscher Anbieter, die natürlich auch einen gewissen Standard vorweisen müssen. Auch die empfohlenen Anbieter Collmex und dogado gehören dazu.

Mehr Infos unter www.cloud-services-made-in-germany.de 

Wir wünschen Ihnen einen schönen und entspannten Urlaub!